Une gestion efficace de votre activité commence par un bon administratif : classement clair, respect des mentions légales, transmission des documents à temps, suivi des obligations.

Mais au-delà du bon sens, plusieurs aspects techniques doivent aussi être respectés pour éviter des rejets fiscaux ou des amendes.

Voici un rappel de bonnes pratiques concrètes à mettre en place dans votre entreprise, que vous soyez indépendant, société ou ASBL.

🗂️ 1. Mieux organiser vos documents comptables

Un bon administratif, c’est aussi :

• 📅 Classer les factures par type (achat, vente, frais, notes de crédit…) mais il s’agit plus d’une vérification pour une comptabilité “papier”. Avec les nouveaux outils tels que Falco (Horus), vous pouvez directement l’envoyer à votre expert-comptable. Nous nous occupons de trier les documents mais si vous le souhaitez vous pouvez vous-même le faire (pas d’obligation).
• 📤 Envoyer régulièrement les documents à votre comptable (de préférence mensuellement)
• 🔍 Vérifier la qualité et la complétude des factures reçues (voir point suivant sur les mentions légales et les spécificités de la TVA)
• 📦 Archiver de manière lisible et accessible tous les justificatifs légaux : Vérifiez les documents que vous prenez avec vos différents appareils (appareil photo/scanner). Les informations principales doivent être lisibles.

➡️ L’objectif : éviter les oublis, limiter les retours comptables, assurer votre conformité TVA et fiscale.

🤖 2. Automatisez l’envoi de vos factures vers Horus

• Gagnez du temps et évitez les erreurs avec une simple règle dans votre messagerie pour transférer automatiquement vos factures PDF vers votre adresse mail dédiée (ex. société@myhorus.org)
• Scannez vos tickets ou factures via l’application dédiée (Falco)

Pourquoi ?

• ✅ Plus besoin de chercher ou transférer manuellement
• ✅ Moins de relances et de pertes de documents
• ✅ Traitement plus rapide par votre expert-comptable

📅 3. Préparez-vous à la facturation électronique obligatoire en 2026

À partir de janvier 2026, la Belgique impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA l’utilisation du réseau Peppol pour l’émission et la réception des factures électroniques structurées.

➡️ Cela signifie :

• Les PDF par email ne seront plus valides pour les factures belges B2B
• Vous devrez utiliser un logiciel comptable ou ERP compatible Peppol
• Horus est déjà prêt pour cette évolution

📌 Vous pouvez déjà utiliser Peppol avant le 1er janvier 2026 mais une utilisation hybride avec l’automatisation actuelle reste d’application car tous les fournisseurs n’ont pas encore intégré le système

📑 4. Vos factures sont-elles légales ? Vérifiez en 1 minute.

⚠️ Une facture incomplète peut entraîner un rejet en comptabilité ou dans un contrôle fiscal.

En Belgique, certaines mentions sont obligatoires. Et bonne nouvelle : il suffit de les connaître une fois pour les intégrer automatiquement à vos modèles.

🧾 Les 10 mentions légales indispensables sur vos factures

1. Nom, adresse et numéro d’entreprise (BCE) du vendeur
2. Numéro de TVA du vendeur (ex : BE0123.456.789)
3. Nom et adresse du client (et son numéro de TVA si applicable)
4. Date d’émission de la facture
5. Numéro de facture unique et chronologique
6. Description précise des biens/services fournis
7. Date de la prestation/livraison (si différente de la date de facture)
8. Montant HTVA, taux de TVA appliqué, et montant TVA
9. Montant total TTC
10. Mentions spécifiques selon cas :

• « Autoliquidation » si applicable
• « Exonération TVA – article … » (ex. : art. 44 si activité médicale)
• « Petite entreprise soumise au régime de franchise » si applicable
• Autres (à vérifier avec votre expert-comptable)

✅ Astuce : Automatisez-les dans vos modèles

La plupart des logiciels de facturation modernes (Falco, Billit, Enfact, etc.) permettent d’enregistrer un modèle avec toutes les mentions légales intégrées. Cela vous évite :

• les oublis,
• les erreurs de TVA,
• et les factures refusées par vos clients ou votre comptable.

🧾 5. Points de vigilance – L’autoliquidation de la TVA

L’autoliquidation de la TVA est un mécanisme obligatoire dans certaines situations précises, notamment en matière de prestations transfrontalières ou de travaux immobiliers. Contrairement au régime classique, la TVA n’est pas facturée par le fournisseur : elle est déclarée et déduite simultanément par le client dans sa propre déclaration périodique.

🧾 Cas d’application fréquents :

1. 🏗️ Travaux immobiliers (en Belgique) : si le client est assujetti TVA avec dépôt de déclarations périodiques (mensuelles ou trimestrielles), le prestataire n’applique pas la TVA. La facture doit porter la mention : “Autoliquidation – article 20, §2 du Code TVA”.
2. 🚚Achats intracommunautaires de biens : lors d’un achat dans un autre État membre de l’UE, le client belge autoliquide la TVA (mention : “Reverse charge – art 39bis”). Attention aux justificatifs de transport. Exception : les livraisons intracommunautaires annuelles inférieures à 11.200 € pour les assujettis exemptés ou franchisés, à condition de ne pas transmettre leur numéro de TVA
3. 🔁Achats de services à l’étranger : notamment de logiciels ou prestations numériques. Même les assujettis exemptés doivent régulariser via des déclarations spécifiques (déclaration spéciale 629). Exception : prestations relatives à un bien immobilier étranger, transport de passagers, hébergement (hôtel), l’accès à des événements (concerts, séminaires, …..), la restauration, location de voiture de courte durée

⚠️ Points de vigilance :

• La mention “autoliquidation” est obligatoire sur la facture.
• Le client doit être assujetti TVA, sinon le régime ne s’applique pas.

✅ Bonnes pratiques :

• Automatiser les mentions dans vos outils de facturation selon les cas concernés.
• Vérifier systématiquement le statut TVA du client via le site VIES.
• Anticiper les obligations déclaratives (trimestrielles ou déclarations spéciales 629).

🎯 Conclusion : L’autoliquidation est un outil de simplification mais aussi une obligation réglementaire. Bien appliquée, elle évite des redressements coûteux. En cas de doute, mieux vaut se faire accompagner.

🎯 Pour plus de détails et d’informations : www.iyn.be/blog/autoliquidation-tva

🧱 6. Article 30bis ONSS : avez-vous vérifié votre sous-traitant ?

Dans la construction, le nettoyage, ou d’autres secteurs sensibles, vous devez vérifier le statut ONSS de vos prestataires avant chaque paiement.

🏗 Qui est concerné ?

• Donneurs d’ordre professionnels
• Prestations dans la construction, gardiennage, viande, etc.

⚠️ Obligations :

1. Vérifiez si le prestataire a des dettes ONSS
2. Retenez 35 % de la main-d’œuvre + éventuellement 15 % pour le fisc
3. Conservez une preuve de vérification

🔍 Comment faire ?

👉 https://www.check30bis.be

Tapez son numéro d’entreprise et sauvegardez la preuve.

🎯 Pour plus d’informations : www.iyn.be/blog/article-30bis

💶 7. Gérer son cash : attention aux limites légales sur les paiements en espèces

Dans la gestion quotidienne de votre entreprise, vous pouvez être amené à accepter ou effectuer des paiements en espèces. Mais attention : la législation belge impose des plafonds stricts à l’utilisation du cash dans les transactions. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes administratives importantes, voire des sanctions pénales.

🔒 Quelle est la limite autorisée pour les paiements en espèces ?

Le plafond pour les paiements en espèces est fixé à 3.000 €, toutes taxes comprises, par opération.

Cela signifie que :

• Pour un achat ou une vente dépassant 3.000 €, le paiement doit obligatoirement être effectué par un moyen traçable (virement bancaire, carte, etc.).
• Si une facture est payée en plusieurs fois, l’administration considère le montant total de l’opération, pas uniquement le paiement individuel.

📌 Exceptions notables :

• Les transactions entre particuliers ne sont pas soumises à cette limitation (sauf pour les biens immobiliers).
• Dans certains secteurs (ex. : métaux précieux, vieux métaux et câbles de cuivre), des règles spécifiques peuvent s’appliquer.

✅ En résumé : vos 5 réflexes “bon administratif”

1. Classez et envoyez vos documents chaque mois
2. Vérifiez que chaque facture contienne les mentions obligatoires
3. Automatisez l’envoi vers votre logiciel (Horus)
4. Anticipez la facturation électronique 2026
5. Consultez votre expert-comptable dès qu’un doute survient

📌 Vous avez déjà vu la mention “autoliquidation” ou “reverse charge” sur une facture ?

Elle n’est pas décorative : elle a des implications fiscales précises. Et si vous ne l’utilisez pas correctement, cela peut coûter cher.

💡 C’est quoi, l’autoliquidation TVA ?

En régime normal, le fournisseur facture la TVA à son client et la reverse à l’État.

👉 En autoliquidation, c’est l’inverse :

• Le fournisseur n’ajoute pas de TVA.
• Le client “autoliquide”, c’est-à-dire qu’il déclare la TVA lui-même dans sa déclaration périodique (à la fois comme TVA due et TVA récupérable).

👉 En tant que fournisseur, vous pouvez toujours vérifier le statut de votre client sur le site suivant : VIES – Validation TVA

🧭 Quand s’applique l’autoliquidation ?

Voici les cas fréquents en Belgique :

1. Travaux immobiliers ou assimilés

• Exemple : rénovation, entretien d’un immeuble ou d’un jardin attenant à l’immeuble
• Si le client est assujetti TVA déposant, c’est-à-dire tenu au dépôt de déclarations périodiques, le prestataire n’applique pas la TVA.
• Mention obligatoire : “Autoliquidation – article 20, §2 du Code TVA”
• Cela ne s’applique pas aux métiers “intellectuels” de la construction (architectes, ingénieurs, géomètres-experts, …). Leurs honoraires sont généralement soumis à une TVA de 21 %.

2. Achats intracommunautaires de biens

• Exemple : vous achetez un bien à une société française ou suédoise.
• Attention : pour l’achat d’un bien, vous devez prouver que le transport a été réalisé entre les deux pays. Si vous achetez un bien directement dans un magasin étranger, il est fort probable que le fournisseur étranger établisse une facture avec la TVA nationale, car il ne peut pas garantir que vous avez effectué le transport. C’est à vous de le justifier afin qu’il puisse établir une note de crédit et une nouvelle facture conforme.
• Mention obligatoire : “Autoliquidation” ou “Reverse charge” – art. 39bis – livraison intracommunautaire

Erreurs courantes :

• La Norvège, la Suisse, les Dom-Tom : bien qu’il n’y ait pas forcément de TVA sur les factures, le système d’autoliquidation ne s’applique pas. Il s’agit de systèmes d’exportation et d’importation.
• Les assujettis “exemptés” (médecins, …) et les franchisés (CA < 25.000 €) ne sont pas obligés d’appliquer le système tant qu’ils ne dépassent pas 11.200 €/an. Il faut alors ne jamais transmettre son numéro de TVA.
• Si le numéro de TVA est transmis, vous serez obligé d’effectuer une déclaration spéciale trimestrielle pendant deux années consécutives pour tous les achats intracommunautaires.
• En cas de dépassement du seuil de 11.200 €, l’assujetti devra continuer à déposer une déclaration spéciale tous les trimestres et attendre une année civile complète sans dépassement pour revenir au régime sans déclaration spéciale.

3. Achats de services à l’étranger

• Exemple : vous achetez un logiciel à une société française ou américaine.
• Mention obligatoire : “Autoliquidation” ou “Reverse charge”

Erreurs courantes :

• Tous les assujettis doivent appliquer l’autoliquidation. Un médecin achetant un logiciel à l’étranger doit s’assujettir en tant qu’assujetti exempté et régulariser sa TVA dans une déclaration.
• Les assujettis exemptés ou franchisés ont l’obligation d’établir des déclarations 629 pour régulariser leur situation (et donc payer la TVA due).

Exceptions notables : prestations relatives à un bien immobilier étranger, transport de passagers, hébergement (hôtel), accès à des événements (concerts, séminaires…), restauration, location de voiture de courte durée.

⚠️ À ne pas oublier

• La mention “autoliquidation” doit figurer sur la facture, avec la référence légale si possible.
• Le client doit être assujetti TVA — sinon, ce régime ne s’applique pas.
• Le vendeur ne peut jamais appliquer la TVA par précaution ! Cela serait une erreur formelle.
• Contactez votre expert-comptable pour déclarer vos opérations à temps. L’administration TVA accepte de moins en moins la régularisation annuelle dans le dernier trimestre de l’année.

✅ Astuce

• Automatisez cette mention dans vos modèles de facture pour les clients concernés.
• Intégrez un champ conditionnel dans votre logiciel (client assujetti + type de prestation = mention “autoliquidation”).

🎯 En résumé

• L’autoliquidation n’est pas une option, c’est une obligation dans certains cas.
• Elle protège contre des erreurs de TVA… mais seulement si elle est bien appliquée.
• 📩 Un doute ou un outil mal configuré ? Contactez-nous pour une vérification.

Dans la construction, le nettoyage, ou d’autres secteurs sensibles, vous devez vérifier le statut ONSS de vos prestataires avant chaque paiement.

📌 Vous faites appel à un prestataire pour un chantier ou un service dans la construction ?

Avant de payer sa facture, vous avez une obligation légale : vérifier son statut ONSS.

👉 Cette vérification est liée à l’article 30bis de la loi du 27 juin 1969

🏗 Qui est concerné ?

• Donneurs d’ordre (entrepreneur ou client professionnel)
• Et vous faites appel à un prestataire ou sous-traitant dans un des secteurs suivants : Construction, nettoyage, gardiennage, viande/abattoirs

⚠️ Obligations :

Vérifiez si le prestataire a des dettes sociales (ONSS ou précompte)

Retenez 35 % de la main-d’œuvre (ONSS) + éventuellement 15 % (SPF)

Conservez une preuve de vérification

🔍 Comment faire ?

👉 https://www.checkobligationderetenue.be/

✔ Entrez le numéro d’entreprise du prestataire

✔ Le site vous indique s’il est en ordre ou non

✔ Téléchargez une preuve (PDF ou capture d’écran) et conservez-la

❗Que se passe-t-il en cas de non-respect l’obligation de retenue ?

Les donneurs d’ordre, entrepreneurs et sous-traitants risquent :

• une amende administrative égale au double du montant qui aurait dû être retenu et versé ;
• d’etre rendus solidairement responsable du paiement des dettes fiscales et non fiscales de leur cocontractant.

Source :

ONSS : https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/30bis/general/about.htm

SPF : https://finances.belgium.be/fr/entreprises/retenues_pour_le_spf_finances/récapitulatif

À partir du 1ᵉʳ janvier 2025, l’administration belge de la TVA a introduit des modifications importantes qui toucheront à plusieurs aspects des déclarations et des paiements de TVA. Ces changements visent à simplifier les procédures administratives, à moderniser les outils existants, mais également à renforcer le respect des délais et des obligations fiscales.

Dans cet article, nous vous proposons un résumé clair et pratique des principales nouveautés, notamment :

• Les nouvelles dates limites pour les déclarations mensuelles et trimestrielles.
• Les conditions de remboursement de la TVA.
• Les règles actualisées concernant les pénalités et les déclarations correctives.
• L’introduction du compte de provision TVA et des comptes bancaires spécifiques.

Ces ajustements nécessitent une vigilance accrue pour garantir votre conformité fiscale et éviter les pénalités. Nous vous encourageons à prendre connaissance des détails afin d’anticiper les changements et d’adapter vos pratiques en conséquence.

Nous restons bien entendu à votre disposition pour répondre à vos questions ou pour vous accompagner dans ces transitions.

1. Fréquence des déclarations :

• Déclarations mensuelles : Par défaut, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent déposer des déclarations mensuelles.
• Déclarations trimestrielles :

1. Seuils de chiffre d’affaires : Les entreprises peuvent opter pour des déclarations trimestrielles si leur chiffre d’affaires annuel n’excède pas 2.500.000 euros hors TVA. Toutefois, pour certaines livraisons spécifiques (comme les produits énergétiques, les appareils de téléphonie mobile, les ordinateurs et leurs périphériques, ainsi que les véhicules terrestres à moteur soumis à immatriculation), ce seuil est réduit à 250.000 euros hors TVA.
2. Relevés intracommunautaires : Si le montant total des livraisons intracommunautaires exemptées et des ventes effectuées dans le cadre des opérations triangulaires dépasse 50.000 euros au cours d’un trimestre ou de l’un des quatre trimestres précédents, l’entreprise est tenue de déposer des relevés intracommunautaires mensuels et ne peut donc pas opter pour des déclarations trimestrielles.
   • SPF Finances – Déclaration périodique

2. Dates limites de dépôt et de paiement :

• Déclarations mensuelles : Actuellement, les déclarations doivent être déposées et la TVA due payée au plus tard le 20 du mois suivant la période concernée. À partir du 1ᵉʳ mai 2025, les tolérances existantes, telles que le report au jour ouvrable suivant lorsque le 20 tombe un week-end ou un jour férié, seront supprimées.
• Déclarations trimestrielles : À compter du 1ᵉʳ janvier 2025, la date limite de dépôt et de paiement sera fixée au 25 du mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, pour le premier trimestre 2025, la déclaration devra être déposée et la TVA payée avant le 25 avril 2025.

SPF Finances – Calendrier 2025

3. Suppression des tolérances :

• Prolongation des délais : La nouvelle législation en vigueur à partir du 1ᵉʳ janvier 2025 supprime la tolérance permettant de prolonger le délai de dépôt au jour ouvrable suivant lorsque la date limite tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié légal. Une période transitoire est prévue jusqu’au 1ᵉʳ mai 2025, durant laquelle cette tolérance reste applicable.
• Régime des vacances : Les tolérances accordées pendant les vacances d’été, qui permettaient un report des dates de dépôt pour les déclarations de juin, juillet et du deuxième trimestre, seront supprimées à partir du 1ᵉʳ mai 2025. Dès lors, les déclarations devront être déposées aux dates habituelles, sans report possible.

4. Déclarations de substitution :

Si aucune déclaration TVA n’est soumise dans les trois mois suivant la date limite de dépôt, l’administration établira une « déclaration TVA de substitution » avec un montant de TVA dû équivalent au montant le plus élevé de TVA due (case 71) des 12 derniers mois, avec un minimum de 2.100 euros de TVA due. La société aura un mois pour corriger cette déclaration. Passé ce délai, la déclaration de substitution sera définitive et il faudra effectuer un recours administratif ou judiciaire pour l’annuler.

5. Pénalités :

• Dépôts tardifs : 100 euros par mois de retard pour les dépôts tardifs de déclarations TVA, avec un maximum de 500 euros.
• Non-soumission : 500 euros pour la non-soumission d’une déclaration TVA (première infraction), pouvant aller jusqu’à 5.000 euros à partir de la quatrième infraction.
• Retard ou non-paiement :
  • 5 % si le montant dû est déclaré dans la déclaration TVA (dépôt dans les délais).
  • 10 % si le montant dû est déclaré dans une déclaration TVA déposée tardivement.
  • 15 % si le montant dû résulte d’une déclaration TVA de substitution définitive.

6. Remboursements de TVA :

À partir du 1ᵉʳ janvier 2025, les remboursements de TVA demandés dans la déclaration TVA périodique seront limités au montant déclaré dans la case 72 de cette déclaration, mais ils pourront être demandés dans n’importe quelle déclaration TVA, sans qu’une licence mensuelle de remboursement ne soit nécessaire. Le remboursement sera accordé à la fin du deuxième mois (pour les déclarations TVA mensuelles) ou du troisième mois (pour les déclarations TVA trimestrielles) si certaines conditions sont remplies, telles que l’absence de dettes envers l’État belge, le respect des délais de soumission des déclarations, un montant de remboursement supérieur à 50 euros, et la communication d’un numéro de compte bancaire valide.

7. Nouveau « compte de provision TVA » :

À partir de 2025, un « compte de provision TVA » remplacera l’actuel « compte TVA ». Les crédits inutilisés seront transférés sur ce compte, et les remboursements pourront être demandés via MyMinfin.

8. Comptes bancaires spécifiques pour la TVA

À partir de mai 2025, vous devrez utiliser les comptes suivants :

• BE41 6792 0036 4210 : Paiements courants et compte de provision TVA.
• BE42 6792 0000 0054 : Paiements liés à des dettes avec titres exécutoires.

9. Paiement automatique (prélèvement)

Dès 2026, les contribuables pourront opter pour le prélèvement automatique pour régler leur TVA.